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Ordnung mit System – Richtiges Speichern ist entscheidend!

CnMemory FestplattenMit einer externen Festplatte ist es ähnlich wie in der eigenen Wohnung oder bei einem Warenlager: Damit die Dinge, die man sucht, schnell gefunden werden, ist ein gutes und durchgängiges System erforderlich. In diesem Ratgeber erfahren Sie, worauf Sie bei der Speicherung Ihrer Daten auf einer externen Festplatte besonders achten müssen, damit im Laufe der Zeit kein Chaos entsteht.

Struktur schaffen!

Der erste und wichtigste Schritt bei der Schaffung eines Ordnungssystems ist es, eine bestimmte Struktur zu schaffen. Bereits in diesem Schritt sollte gut überlegt werden, ob die Daten auf einer internen oder externen Festplatte oder zum Teil in einer Cloud gespeichert werden sollen.

Die Speicherung auf der externen Festplatte hat sehr viele Vorteile, aber auch ein paar kleine Nachteile:

  • Sehr flexibel im Einsatz mit unterschiedlichen Computern zu verwenden.
  • Einfach anzuschließen und zu verbinden mit USB-Kabel.
  • Hohe Sicherheit, weil die externe Festplatte nicht ständig mit dem Internet verbunden ist und so höheren Schutz vor Viren und Malware bietet.
  • Design und Speichergröße können beliebig gewählt werden.
  • Lebensdauer begrenzt auf etwa 10 Jahre, daher regelmäßige Datensicherung enorm wichtig.
  • Benötigt zusätzlichen Platz beim Transport.

Wenn Sie beginnen, ein Ordnungssystem für Ihre Dateien zu schaffen, denken Sie daran, wie Sie mit losen Blättern an Ihrem Büro-Arbeitsplatz vorgehen würden. Mit großer Wahrscheinlichkeit würden Sie die Blätter thematisch sortieren und dann in Ordnern ablegen. Genau dieses System ist auch für die Organisation einer Festplatte am Besten geeignet.

Welche Ordner werden benötigt?

Für die Schaffung einer Ordner-Struktur muss das Rad nicht komplett neu erfunden werden. Unterschiedliche Betriebssysteme geben eine bestimmte Struktur und bestimmte Ordner bereits vor. Diese Struktur kann man auch bei einer externen Festplatte 1:1 übernehmen. Daraus ergibt sich folgende Struktur:

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Einsatzzweck Erklärung
Bilder In diesem Ordner werden alle Bilder abgelegt, die archiviert werden sollen. Darin werden für jedes abgeschlossene Thema Unterordner erstellt. Für private Zwecke etwa „Urlaub Rhodos August 2017“ und für den beruflichen Einsatz „Messe Frankfurt September 2018“. Darüber hinaus können auch Unterordner mit Personennamen beschriftet werden, wenn diese häufig fotografiert werden.
Musik Falls Musik in das Ordnungssystem integriert werden soll, bietet sich hier ein ganz einfaches System an. In der ersten Unterordner-Struktur werden Ordner mit den jeweiligen Interpreten erstellt. In der zweiten Ebene können bei jedem Interpreten auch noch Ordner mit den einzelnen Alben erstellt werden, wenn die Sammlung sehr umfangreich ist.
Videos Bei den Videos ist genauso vorzugehen, wie bei den Bildern. Jedes unterschiedliche Thema erhält einen eigenen Unterordner.
Dokumente Der Ordner „Dokumente“ ist das eigentliche Herzstück des Datei-Archivs. Hier werden nun ebenfalls thematisch entsprechende Unter-Ordner angelegt. Sollte der Computer sowohl privat als auch beruflich im Einsatz sein, erfolgt hier die erste Unterteilung durch einen Unterordner, der „privat“ und einen weiteren Unterordner, der „beruflich“ genannt wird.

Wie wird der Ordner „Dokumente“ weiter organisiert?

Für den beruflichen Einsatz schafft der Einsatz folgender Unterordner eine gute Grundstruktur:

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  • Projekte: In diesem Unterordner werden weitere Ordner mit „aktiv“ und „abgeschlossen“ angelegt. Die einzelnen Ordner mit den Projekten werden daraufhin in dem entsprechenden Unterordner abgelegt.
  • Prozesse/ Arbeitsanleitungen: In diesem Ordner sind alle Anleitungen und sonstige Informationen abgelegt, die dabei helfen, die Arbeit ordnungsgemäß zu erledigen.
  • Abteilungen: Im Ordner Abteilungen erhält jede Abteilung des Unternehmens einen eigenen Unterordner. Dateien, die die jeweilige Abteilung betreffen, werden im jeweiligen Abteilungsordner abgelegt.
  • Mitarbeiter: In diesem Ordner werden weitere Unterordner mit den Namen einzelner Mitarbeiter erstellt. Es ist hier nicht erforderlich, das komplette Unternehmen abzubilden. Wichtig sind vor allem die Kollegen aus der eigenen Abteilung, der direkte Vorgesetzte und sonstige Mitarbeiter, mit denen man sehr häufig zusammenarbeitet.

Tipp: Versuchen Sie das Ablagesystem Ihrer Festplatte in gleicher Form auch auf Ihrem Mailsystem anzuwenden. So können Sie eine einfache Zuordnung vornehmen und müssen nicht lange überlegen, wo Sie die passenden Mails zu den passenden Dateien finden können!

Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen!

Es gibt nichts Schlimmeres für Ihr Ordnungssystem als Dateien, die beispielsweise unter „Mappe3.xlsx“ gespeichert werden. Die Grundregel lautet: Anhand des Dateinamens sollte sich erkennen lassen, welche Informationen die Datei beinhaltet, ohne sie dafür öffnen zu müssen.

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Achtung! In vielen Ordnungssystemen existieren auch Dateien mit Zusatzbezeichnungen wie „überarbeitet“ oder „letzte Version“ bzw. „jetzt wirklich letzte Version“. Die meisten unterschätzen dabei das eigene Langzeitgedächtnis. Für kurze Zeit kann man sich leicht merken, welche Datei nun wirklich die letztgültige ist, im Laufe von Wochen und Monaten geht dieses Wissen aber wieder verloren. Bessere Ordnung schaffen hier Versionsnummern. Das heißt, man hängt an die Dateibezeichnung das Kürzel „v1“ oder „v2“ an. Alternativ dazu kann auch das Datum und gegebenenfalls die Uhrzeit verwendet werden.

Regelmäßig Ausmisten!

Irgendwann ist auch im Büro der Schrank mit den Ordnern voll. Was hier so offensichtlich ist, offenbart sich bei der Festplatte nicht auf den ersten Blick. Dennoch wird die Platte immer voller und damit auch unübersichtlicher.

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Daher sollte in regelmäßigen Abständen eine kleine Inventur vorgenommen werden. Im beruflichen Einsatz empfiehlt es sich, zumindest ein bis zwei Mal im Jahr einen Blick auf die Ordner und die Dateien zu werfen und sich dabei die folgenden Fragen zu stellen:

  • Wird die Information aktuell von mir noch benötigt?
  • Wann habe ich diese Information das letzte Mal benötigt?
  • Ist diese Information eventuell für andere Personen von Bedeutung?

Die nicht mehr benötigten Dateien sollten dabei nicht endgültig gelöscht, sondern in einen eigenen Ordner verschoben werden, der mit „Archiv“ beschriftet ist. So stehen die Informationen im Bedarfsfall immer noch zur Verfügung, wenn sie doch noch benötigt werden. Ist auf der Festplatte kein Speicherplatz mehr zur Verfügung, kann zunächst einmal das Archiv auf eine andere Platte oder einen anderen Speicherort ausgelagert werden.

Ein gutes Ordnungssystem spart Zeit und Nerven!

Es zahlt sich aus, sich von Beginn an ein System zu überlegen, mit dem man persönlich in weiterer Folge gut arbeiten kann. Denn die Zeiten, in denen man nach Dateien sucht, die sich irgendwo auf der Festplatte befinden, summieren sich im Laufe der Zeit. Bei drei oder vier Suchvorgängen am Tag, die jedes Mal eine Minute unnötige Zeit vergeuden, kommen so im Laufe eines Arbeitsjahres zwei komplette Arbeitstage zusammen, die man ausschließlich mit der Suche nach Informationen verbringt.

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Bildnachweise: Adobe Stock / baranq, Amazon / CnMemory

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